A retrospectiva é uma ferramenta poderosíssima que auxilia a geração de mudanças dentro da equipe, sejam essas comportamentais, processuais ou nos papéis dos indivíduos dentro da equipe.
Sendo assim, o papel do facilitador é fazer com que todos os membros da equipe se sintam confortáveis e apontem todos os itens positivos e de melhorias, auxiliando assim na adaptação e evolução da equipe como um todo.
Aqui estão algumas dicas que o facilitador poderá utilizar na hora de conduzir uma retrospectiva.
Dê exemplos de pontos positivos e pontos de melhoria
Principalmente quando você está trabalhando com uma equipe que não tem um nível de maturidade alta ou você tenha acabado de chegar no time e ainda não têm a confiança dos membros do time, inicie a retrospectiva colocando alguns exemplos de pontos positivos e pontos de melhoria, caso você não tenha ficado com o time naquela semana, cite exemplos que aconteceram em outra empresa ou em outro time.
Ao citar exemplos, tome cuidado para não resgatar muitos pontos, pois este é um trabalho da equipe, você é apenas o facilitador.
É possível que inicialmente você não consiga identificar todos os pontos, principalmente se você é novo dentro da equipe. Por isso, é importante que você respeite os membros do time e mantenha todos os comentários no anonimato.
Post It e canetas da mesma cor
Para que o anonimato seja mantido, distribua post it e canetas da mesma cor, assim as pessoas não terão sua identidade revelada pela cor da caneta ou do post it.
Saia da sala
Deixe o time a vontade e saia da sala enquanto as sugestões são escritas e colocadas no quadro.
Dê tempo para as pessoas escreverem e não tenha pressa durante a leitura
Forneça tempo necessário para que a equipe escreva todos os pontos que tem em mente. Ao iniciar a leitura de cada item indicado pelo time, não tenha pressa de ler os pontos positivos. Leia devagar e caso poucos pontos positivos tenham sido apontados, tente acrescentar alguns para que a retrospectiva não seja focada apenas em pontos negativos.
É importante que o time aponte não só melhorias relacionadas aos itens da sprint, mas também melhorias de processo, negócio, código e até no que diz respeito ao relacionamento entre eles.
Defina um plano de ação
Após os itens serem identificados pela equipe, é necessário que seja traçado um plano de ação para que essas melhorias sejam realizadas nas próximas semanas.
Caso tenham sido apontados muitos itens, o time deverá selecionar os mais importantes (se necessário, faça uma votação). Após isso, defina para cada item quem serão os responsáveis por aquela melhoria. Deixe que as pessoas se voluntariem.
Registre todos os itens
A equipe também deve definir onde os itens ficarão registrado (planilha, página, quadro….) . Os itens poderão ficar disponíveis somente para a equipe, ou caso o time se sinta confortável, poderão ficar em um lugar público para qualquer membro da empresa.
Faça uma análise dos tópicos recorrentes
Caso você perceba que um ou mais tópicos estão sendo apontados em todas as retrospectivas, este deverá ser olhado mais à fundo, na causa raiz, pois aos poucos poderá se tornar um problema ou um incômodo dentro do time.
Seja criativo
Crie diferentes tipos de retrospectivas. Tente realizar surpresas agradáveis para o seu time, por exemplo: café da manhã, doces e cartões de agradecimento durante a retrospectiva.
E lembre-se…
O papel do facilitador dentro da retrospectiva é similar ao de um coach. Sendo assim, o facilitador deve questionar a equipe sem fazer afirmações, como por exemplo, “O que vocês acharam dessa semana?”, “Tivemos melhora?”, “Como podemos tratar esse assunto?”, “Quem poderá ajudar?” e deixar que a equipe venha com as respostas.
Caso a equipe não traga nenhuma resposta, se conforte com o silêncio! Conforme descrito por Lissa Adkins, no livro “Coaching Agile Teams”,
Às vezes é necessário que o facilitador se conforte com o silêncio.
Especialmente para equipes que já possuem um nível de maturidade alto, estão passando por um ponto mais crítico e os indivíduos não estão falando. Principalmente para esses casos, fique em silêncio. Quando você fica em silêncio olhando para as pessoas, estas ficam desconfortáveis e passado algum momento elas começam a falar.
Para mais informações de retrospectivas, acesse o site do Paulo Caroli! (http://www.funretrospectives.com/) Lá você encontrará diversos materiais, técnicas, dinâmicas de team building (construção de times), enfim, diversos materiais que irão te auxiliar na hora de realizar a retrospectiva.
